Aviso de Privacidad

PsicoSmart México, S.C., HumanSmart Consulting, S.C. y HumanSmart Group LLC (en adelante, "Las empresas"), con el compromiso de proteger la privacidad y seguridad de los datos personales, informan a sus clientes, usuarios y público en general que este aviso de privacidad cumple con las regulaciones aplicables en los países donde operan. Este Aviso de Privacidad aplica a nivel global y cubre el tratamiento de datos personales en todas las jurisdicciones donde operamos, incluidas México, Colombia, Estados Unidos, República Dominicana, Guatemala y otros países.

Al usar nuestros servicios, acepta los términos de este Aviso de Privacidad.

I. Identidad y Domicilio de los Responsables del Tratamiento de Datos Personales

Responsables del Tratamiento de Datos

Relación entre las empresas

PsicoSmart México, S.C., HumanSmart Consulting, S.C. y HumanSmart Group LLC "Las empresas" están estrechamente relacionadas, compartiendo el mismo representante legal y operando bajo políticas de privacidad homogéneas, alineadas con las mejores prácticas internacionales. Estas empresas trabajan de manera coordinada para ofrecer servicios integrales de software como servicio (SaaS) enfocados en la gestión de recursos humanos.

1. PsicoSmart México, S.C. y HumanSmart Consulting, S.C.

Estas empresas tienen su base de operaciones en México y son responsables del diseño, desarrollo, implementación y comercialización del software HRMS (Human Resource Management System) Vorecol. Todo el proceso técnico y creativo, desde la conceptualización hasta el soporte técnico, es ejecutado por un equipo unificado de profesionales en México. Ambas empresas también manejan la atención directa a clientes, soporte técnico, y la gestión operativa del servicio, asegurando la calidad y funcionalidad del producto.

2. HumanSmart Group LLC

Esta empresa, registrada en Estados Unidos, se centra principalmente en la comercialización del software en mercados internacionales, especialmente en Estados Unidos. Sin embargo, su actividad comercial no está restringida a este país, ya que puede también ser utilizada para gestionar operaciones en otros países de América Latina o Europa, dependiendo de las necesidades estratégicas. Aunque su función principal es comercial, opera en total coordinación con PsicoSmart México y HumanSmart Consulting para garantizar que los estándares de calidad, soporte y privacidad sean consistentes.

Unificación de Operaciones

El desarrollo, diseño, ejecución y soporte del software es realizado por el mismo equipo de trabajo, sin importar la empresa responsable de la comercialización en una región específica. Esto garantiza una experiencia uniforme para los clientes en cualquier parte del mundo.

Las tres empresas comparten infraestructura tecnológica y recursos humanos, lo que optimiza los procesos y asegura una comunicación fluida entre los equipos.

Flexibilidad en la Comercialización

Aunque HumanSmart Group LLC es el principal vehículo comercial en Estados Unidos, no existe una limitación geográfica estricta. Dependiendo de las necesidades específicas de los clientes, cualquiera de las tres empresas puede gestionar la comercialización del software en diferentes regiones. Esto permite adaptarse a las particularidades fiscales y legales de cada país o región.

Responsabilidades Legales Compartidas

Al tener el mismo representante legal para las tres empresas, se asegura una dirección unificada y una visión alineada en términos de cumplimiento normativo, privacidad y protección de datos personales, garantizando que todos los procesos operen dentro del marco legal aplicable en cada jurisdicción.

II. Finalidades del Tratamiento y Datos Personales Recabados

Datos Personales Recolectados

El tratamiento de sus datos personales será efectuado de conformidad con lo establecido dentro del presente aviso, por lo que, desde este momento se entiende que otorga su consentimiento para dicho tratamiento.

La temporalidad del manejo de sus Datos Personales en todos los casos será hasta el plazo de prescripción legal o contractual, una vez cumplida la finalidad para la cual fueron recabados sus Datos Personales, con el único propósito de determinar posibles responsabilidades en relación con su tratamiento, lo cual, será a través de medios electrónicos, y posteriormente, dicha información será cancelada previo bloqueo de esta, para su posterior supresión, a efecto de evitar un tratamiento indebido de la misma.

"Las empresas" podrán, de manera enunciativa más no limitativa, recolectar la totalidad o algunos de los siguientes Datos Personales:

• a) Datos de identificación de los usuarios: Nombre, nacionalidad, dirección, correo electrónico, teléfono, contraseñas.
• b) Datos financieros: Información de facturación, métodos de pago y comprobantes de pago.
• c) Datos empresariales: giro y tamaño de la empresa, puesto, cantidad de empleados, prestaciones ofrecidas.
• d) Datos de empleados y candidatos: hoja de vida (CV) que incluye datos de identificación, datos de contacto, datos laborales, educativos y de experiencia.
• e) Datos relacionados con el uso de los servicios ofrecidos.
• f) Registro de actividad: datos relativos a cómo los usuarios interactúan en los aplicativos o sistemas, incluidos logs.
• g) Datos de pago: si se realizan pagos mediante PayPal o stripe, solo se recopila la información necesaria para completar las transacciones.

Los Datos Personales pueden ser recabados por "Las empresas", a través de:

• Dispositivos automáticos tales como cámaras de video instaladas en cualquier parte de las instalaciones de "Las empresas".
• Redes sociales (Facebook, Linkedin, Youtube, entre otros), Servicios de Mensajes Cortos (SMS) y sistemas de mensajería instantánea por internet (WhatsApp, entre otros).
• Cualquier otro medio físico, electrónico o magnético.

Importante: El tratamiento directo de los datos personales de los candidatos o empleados de los clientes es responsabilidad exclusiva de los clientes. "Las empresas", como proveedoras, se comprometen únicamente a:

• a) Almacenar, proteger y resguardar la información contenida en las bases de datos del sistema.
• b) Implementar medidas de seguridad para prevenir accesos no autorizados o usos indebidos de dicha información.

Finalidades del Tratamiento

Los Datos Personales que sean recabados por "Las empresas" serán utilizados para cualesquiera de las siguientes finalidades, de forma enunciativa más no limitativa:

• a) Identificar, ubicar, comunicar, contactar al cliente o titular.
• b) Proveer y mejorar los servicios contratados, incluyendo la operación de nuestro sistema HRMS.
• c) Enviar actualizaciones de productos, promociones o comunicaciones relacionadas con nuestros servicios, por medio de campañas de marketing y comercialización.
• d) Brindar soporte técnico, revisar y atender comentarios, quejas y/o sugerencias del cliente o titular, encuestas de satisfacción.
• e) Fines estadísticos.
• f) Cumplir con obligaciones legales y regulatorias en los países donde operamos.
• g) Notificaciones con respecto a cambios en este Aviso de Privacidad; entre otros.
• h) Podremos utilizar los comentarios, opiniones o testimonios proporcionados por los usuarios a través de nuestros canales de comunicación (como sitio web, redes sociales o materiales promocionales), incluyendo, en su caso, logotipo, nombre comercial o razón social de la empresa que representen, con fines de marketing y promoción.

Para los datos almacenados en las bases de datos de los clientes o titulares:

• a) Garantizamos la seguridad y confidencialidad conforme a las normativas aplicables.
• b) No accedemos ni utilizamos esta información salvo para el soporte técnico necesario.

III. Opciones para Limitar el Uso o Divulgación de los Datos Personales

Seguridad de los Datos

"Las empresas" implementan medidas de seguridad físicas, técnicas y administrativas, incluyendo:

• a) Encriptación de datos sensibles.
• b) Acceso restringido a la información.
• c) Auditorías regulares para garantizar el cumplimiento de las normas aplicables.

Tratamiento de datos internacional

Este aviso de privacidad está diseñado para cumplir con las regulaciones de protección de datos personales en cualquier país que adquiera los servicios comercializados por parte de "Las empresas", sin embargo, se incluye marco legal únicamente de México, Colombia, Estados Unidos, Guatemala y República Dominicana.

Cualquier cliente que sea residente de un país distinto a los mencionados y desee que el tratamiento de sus datos personales cumpla con las leyes aplicables en su jurisdicción, se le invita a contactar directamente con "Las empresas" para evaluar su solicitud. Puede hacerlo enviando un correo electrónico a: [email protected]

El interesado(a) deberá incluir en su solicitud la siguiente información:

1. País de residencia.
2. Cualquier regulación o norma específica que desee que sea aplicada (si la conoce).
3. Una breve descripción de la solicitud relacionada con el tratamiento de sus datos personales.

"Las empresas" se comprometen a evaluar y responder a las solicitudes conforme a las mejores prácticas internacionales y en apego a las regulaciones aplicables, siempre que sea posible dentro de las operaciones y capacidades legales, técnicas y administrativas de "Las empresas".

Nota: Las solicitudes serán atendidas en el marco de las capacidades legales, técnicas y administrativas de las empresas PsicoSmart México, HumanSmart Consulting y HumanSmart Group LLC.

IV. Medios para Ejercer los Derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación, Oposición

Los titulares de los datos tienen derecho a:

• e) Acceso: Conocer qué datos personales tiene "Las empresas" y para qué son utilizados.
• f) Rectificación: Solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
• g) Cancelación: Solicitar la eliminación de datos que ya no sean necesarios.
• h) Oposición: Oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos.

Ejercicio de Derechos:

1. Clientes titular (empresa):

• Pueden ejercer sus derechos enviando el formato de solicitud Formato ARCO al correo: [email protected]
• Ingresando desde su propia cuenta, y realizar la consulta, corrección, cancelación de sus datos, o solicitar la oposición del tratamiento de sus datos por los diferentes medios de contacto; soporte directo desde el sistema o chat.

2. Usuarios del sistema de los clientes de "Las empresas": Deberán contactar directamente al cliente (empresa) responsable (empleador o contratante) para ejercer estos derechos.

V. Transferencia de Datos

Los datos personales de los clientes pueden ser transferidos a:

• a) Empresas subsidiarias o afiliadas a "Las empresas" que operan bajo las mismas políticas de privacidad.
• b) Autoridades regulatorias, cuando sea requerido por la ley.

VI. Actualizaciones a este Aviso

Este Aviso de Privacidad puede sufrir cambios o actualizaciones derivadas de nuevos requerimientos legales, de nuestras propias necesidades por los servicios que ofrecemos; de nuestras prácticas de privacidad o por otras causas. Por lo cual nos comprometemos a mantenerlo informado sobre los cambios que pueda sufrir el presente aviso de privacidad mediante su publicación en nuestra sección de login.

VII. Principios de Privacidad

En el tratamiento de los datos personales de los clientes de "Las empresas", se siguen los principios internacionales de privacidad:

• Transparencia: Se explica claramente cómo se usan los datos.
• Limitación: Solo se recopilan los datos necesarios para las finalidades descritas.
• Seguridad: "Las empresas" implementan medidas técnicas y organizativas para proteger los datos.
• Responsabilidad: "Las empresas" se aseguran de cumplir con las leyes aplicables.

VIII. Marco Legal

Este aviso de privacidad cumple con:

• México: Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) / Ley Federal de Protección al Consumidor.
• Colombia: Ley 1581 de 2012.
• Estados Unidos: Data Breach Notification Act.
• Guatemala: Decreto 57-2008.
• República Dominicana: Ley No. 172-13 / Constitución Política de la República Dominicana.

IX. Contacto

Para consultas, quejas o solicitudes relacionadas con este aviso de privacidad, por favor contactar:

Correo electrónico: [email protected]